Orchestrer une sortie du personnel ne s’improvise pas, que ce soit pour un team building, une journée sportive, une citytrip ou une soirée d’entreprise. Ce genre d’événement impose quelques contraintes budgétaires et organisationnelles qu’il faut connaître et maîtriser en avance.
Comment choisir la date ?
Tout s’articule autour des objectifs managériaux que l’entreprise s’était fixés en concevant le projet : favoriser la synergie d’équipe, remotiver les collaborateurs, rapprocher les cadres et les employés, gratifier les collaborateurs, fêter une occasion particulière ou tout simplement pour se détendre. Le contenu du programme doit s’établir en fonction des besoins, parfois une simple soirée suffit et parfois il faudra prévoir tout un week-end pour atteindre les objectifs énoncés. Ainsi, le choix de la date se dessine nettement mieux. En semaine ou week-end ? Tout fonctionne, mais certaines entreprises veulent réserver une journée off pour les collaborateurs le lendemain, d’où le choix d’organiser une sortie le vendredi ou le samedi. Pour trancher, notre astuce est de consulter au préalable les prévisions météorologiques et choisir le jour le plus favorable à votre projet.
Trouver le lieu idéal
Quant au lieu, il faudra prendre en compte le nombre de participants en vue (si les collaborateurs seront accompagnés par leur famille ou non), le programme prévu et les besoins sur place (restauration, décoration, espace extérieur, etc.). Le choix peut se porter sur plusieurs endroits privatisables allant des plus classiques (salle polyvalente, restaurant bistro, hôtel particulier, jardin rooftop, etc) aux plus insolites (château, aquarium, cinéma, théâtre, site d’escape game, aéroport privé, etc). Les sorties culturelles et activités plein air sont également très appréciées : promenade en forêt, visite de musée, course rallye, parcours d’accrobranche, sport équestre, etc. Surtout n’hésitez pas à accrocher un thème original à vos animations, histoire d’ajouter un peu de peps au programme.
Faciliter les déplacements
Une fois le lieu défini, prévoyez un moyen de déplacement qui soit accessible et adapté à l’envergure de l’évènement organisé. Réussir la logistique de transport est un défi de taille car la responsabilité juridique de l’entreprise est directement mise en cause en cas de problèmes pendant le déplacement. Au-delà du point de vue réglementaire, organiser un transport de groupe est la meilleure solution pour conjuguer efficacité et confort. Ainsi, sélectionnez uniquement les plateformes VTC ayant des expériences avérées en transport évènementiel ou transport salarial pour vous accompagner. A Paris, Eden Transports figure parmi les meilleurs prestataires VTC et propose des formules modulables, à la hauteur des exigences en matière de sécurité et de professionnalisme. Une équipe qualifiée est à disposition des entreprises pour simplifier les démarches administratives et organisationnelles liées aux transports.